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間違いのある内容のメールを送ってしまった後のお詫び・訂正メールの送り方【メール文例付き】

2018年10月25日

間違った後の対応が大切

メールを送る際は、あらかじめ宛先を確認したり、文面を読み返したりして、間違いがないようにするのが普通です。しかし、いくら見直しをしたからといって、絶対に間違いが起こらないとはいえません。ヒューマンエラーは、どれほど気を付けていたとしても起こりうるものですし、メールを完全に自動化することはできないからです。

そこで大切になるのが、間違ってしまった後に、どのような対応をとるのかということです。適切に対応をして、ミスによるトラブルをできる限り減らすようにしましょう。

メールの間違いの種類

メールの間違いは、内容によって、大きく次の3種類に分けることができます。とるべき対応も、それぞれの間違いの内容によって変わってきますから、確認しておきましょう。

1 メール内容の誤記

メール内容の誤記とは、「訪問日時の誤り」や「相手の担当者名の誤り」「商品名や品番の誤り」などです。このうち、訪問日時や商品名、品番などを書き間違えていた場合は、お詫びをするだけでなく、何が正しいのかを明確に相手に伝える必要があります。

そのため、お詫びのメールの件名にも【重要】や【訂正】といった文言を入れ、先のメールが間違いであることを伝えます。

一方、相手の担当者名や部署名の誤りについては、失礼な間違いをしてしまったことについて、誠心誠意謝ることが大切です。

2 添付ファイルの間違い

添付するファイルを間違えてメールをしてしまったときは、新しいファイルを添付し直して再送することになります。この際、「先のメールに添付したファイルは誤りであるため、削除してください」という内容を本文中に書くようにしましょう。

ただし、単純に古いファイルや数字の違うファイルを送ってしまったというのではなく、他社に送るべきファイルを間違えて送ってしまった場合は、情報漏洩につながる重大なミスです。送信先だけでなく、情報を漏洩してしまった企業に対しても即時に謝罪を行い、対応をとらなければいけません。

このような誤りを起こさないためには、ファイルの名付けルールを見直すなどの対策が必要になってきます。詳細は「メールを誤送信したときに直ちにすべきこと」で解説しています。

3 送信先の間違い

送信先の間違いも、情報漏洩につながるため、法的な責任問題にも発展しうる重大な問題だといえるでしょう。メールでの謝罪で済ませられる問題ではないため、必ず上司に報告した上で、会社として適切な手順で対応していく必要が出てきます。

間違いが起こるリスクを低減させるためには、チェックツールの利用や人的なダブルチェックといった対策をとっていく必要があるでしょう。

こちらについても、詳しい対応方法については「メールを誤送信したときに直ちにすべきこと」をご参照ください。

間違いに気付いたら即対応が基本

謝罪・訂正のメールは、間違いに気付いた時点ですぐに送るのが基本です。正しい内容を相手に確実に伝えるためにも、できる限り素早く対応するようにしましょう。

内容によっては、電話で謝罪と訂正を行った上で、改めてメールを送る必要があります。特に、訪問日時の訂正などは、相手に伝わっていないと大きなトラブルにもつながりますから、確実な対応をとりましょう。

謝罪・訂正メールを送る際のポイント

間違った内容のメールを送ったことに対する謝罪・訂正メールを送る場合は、「間違いメールを送った」ということがわかる件名をつけることが大切です。

「先ほどのメールの件」といったあいまいな表記では、確認を後回しにされてしまう可能性がありますから、「訪問日時誤記のお詫びと訂正」といった、内容がわかる件名をつけましょう。

本文を書く際も、正しい内容のメールを送るだけでなく、どこを間違えてしまったのかを明確にして、それについて謝罪するとともに、正しい内容を書き添えるようにしてください。「正」「誤」と、間違えた内容と正しい内容の両方を書き添えると、相手に訂正内容がはっきり伝わります。

謝罪そのものも重要ですが、同時に正しい情報や正しい内容を相手に伝えることも大切なのです。

内容を間違えたメールについて謝罪・訂正メールを送る

間違えた内容のメールを送ってしまった際の謝罪・訂正メールについて、文例をご紹介します。

<誤った添付ファイルを送ってしまった場合の謝罪・訂正メール文例>

件名:
【添付ミスのお詫び】■■ファイルの訂正

本文:
株式会社◯◯
●●様

平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。
株式会社△△の▲▲です。

先ほどメール添付にてお送りした■■ファイルですが、
対象の人員数に誤りがございました。
誠に申し訳ございません。

正しいファイルを添付いたしますので、ご確認ください。
お手数ですが、先ほどのファイルは破棄してくださいますようお願いします。

今後はこのようなミスのないよう努めて参りますので、
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

<誤った内容のメールを送ってしまった場合の謝罪・訂正メール文例>

件名:
【重要】打ち合わせ日時の訂正とお詫び

本文:
株式会社◯◯
●●様

平素は格別のご高配を賜り誠にありがとうございます。
株式会社△△の▲▲です。

先ほどお電話で申し上げましたとおり、
メールでお送りしました打ち合わせ日時に誤りがございました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。

以下に訂正させていただきます。

(誤)11月1日(木) 午前11時
(正)11月2日(金) 午前11時

11月2日(金)、午前11時にお伺いいたします。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

間違いに対する謝罪・訂正は迅速、確実に行おう

クレームメールに対する返信メールの文例をご紹介します。店舗スタッフの態度が悪かったというクレームが来たという想定です。

クレームへの対応によって顧客獲得につながることも

間違えた内容のメールを送ってしまった場合、謝罪・訂正のメールは、迅速に行うのが鉄則ですが、送ったメールの内容がさらに間違っていたとなると、大きく信頼を損ねてしまいます。

周囲の人にダブルチェックをしてもらうなどして、間違いがないよう、十分な確認をした上で送信しましょう。

監修:中村裕美子(なかむらゆみこ)

NPO法人日本サービスマナー協会認定マナー講師。
大学卒業後、客室乗務員として国内航空会社、アジア系航空会社で勤務。現在はマナー講師として各種研修を担当し、TOEIC対策をはじめとする英語教育にも携わる。さまざまな国籍の人と接した経験を活かし、「相手を思いやり、お互いの違いを認める」コミュニケーションやマナーの重要性を説く。