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見積書を送付するときのメールの書き方【メール文例付き】

2018年10月1日

見積書の提出は受注への最終局面

本来であれば直接お客様の元へ出向き、説明も交えながら渡したい見積書ですが、業務スピードの向上や、より効率的な動きが求められる現在、メールで送付するという方法が主流になってきています。
だからこそ、気を付けなければいけないポイントがいくつかあります。

そこで今回は、メールで見積書を送付する際に、気を付けたい点とメール文例をご紹介します。受注まであと少しの局面だからこそ、ミスなく効果的なアプローチができるよう、参考にしてみてください。

見積書を送付するときのメールのポイント

まずは、見積書をメールで送る際、気を付けたいポイントをご紹介します。メールとはいえ、見積書は重要な書類であることに変わりはありません。そのことをしっかりと踏まえ、丁寧な対応をすることが求められます。

件名はわかりやすく

ビジネスメールで最も気を付けなければならないのは件名です。あなた自身がそうであるように、お客様も、日夜多くのメールが届き、それを処理するために相当な時間をとられています。

場合によっては件名だけを見て、読む・読まないを判断している人もいます。見積書を送る段階であれば、相手がそのメールを読みたくないと思っていることはないはずですが、そもそも見積書に関するメールだと気付いてもらえなければ、読んでもらえないこともあるかもしれません。

「お見積書をお送りします」といった、誰が見てもひと目で内容がわかる件名をつけるようにしましょう。

メール本文でも商品やサービスのアピールを

見積書を出す前の段階で、ある程度は商品やサービスについての説明は完了しているはずですが、見積書を送る際には、メール本文でも軽く商品の概要や特徴についてふれておくといいでしょう。プランや数量など事前に決めておらず、見積書の段階で提示するのであればなおさらです。

なぜこのようなプランになったのか、その説明をしっかりと書いておくことで、見積書に対する理解度がより高まり、検討も本格的に進む可能性が高くなります。とはいえ、長々と説明しすぎるのもNGです。

相手も忙しい身ですから、要点をしぼり、すぐに理解してもらえるよう、コンパクトにまとめましょう。

見積書は改ざんできない形式で送る

見積書は、お金に関わる非常に重要な書類です。それをメールで送るわけですから、トラブルが起きない形式で送らなければなりません。

例えば、PDF形式であれば、きちんと設定しておけば、閲覧するだけで追記などはできませんので、見積書を送るデータ形式として最適です。

改ざんを防ぐというのが主たる目的ではありますが、それよりもむしろ、内容を変更できる形式で見積書を送ることで、「改ざんできてしまう形式で重要な書類を送ってきた」と相手に思わせてしまうことが、あなたの会社の評価を下げる原因になってしまいます。

相手を信じていないからではなく、当然のマナーとして、見積書は丁寧に扱うようにしてください。

見積書を送付するときのメール文例

次に、見積書を送付するときのメール文例を紹介しましょう。これらを参考に、自社の商品やサービスに合わせてうまくカスタマイズしてみてください。

<見積書を送付するメール文例1>

件名:
お見積書をお送りします/株式会社△△ ▲▲

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
この度は見積もりのご依頼をいただき、誠にありがとうございます。

早速ではございますが、貴社のご要望に合わせた見積書を添付ファイル(PDF)にてお送りします。
プランを複数に分けておりますが、より効果の高い順に番号を振っております。

見積もり内容に、ご不明な点、ご要望がございましたらお申し付けください。
できる限りご要望に沿えるよう努力いたします。

また、万が一ファイルが開けない場合も、
お手数ではございますがご一報いただけますと幸いです。

本見積もりの有効期限は◯◯年◯月◯日まででございます。
お忙しい中大変恐縮ですが、期日までにお返事をいただけますよう、
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

<見積書を送付するメール文例2>

件名:
見積書送付のご案内/株式会社△△ ▲▲

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

お見積もりの件で、ご連絡いただき誠にありがとうございます。

ご依頼の見積もりを作成しましたのでご連絡いたしました。

・■■(商品名)
・□□(商品名)

上記の見積書を添付いたしますのでご確認ください。

納品までの期間は、ご発注いただいてから約2週間を予定しております。
見積金額、納期についてご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください。

ご検討およびご返信をお待ちしております。

重要書類を送っていることを自覚し、ミスなく丁寧なメールを送りましょう

見積書を送ったからといって、必ず受注ができるかというと決してそんなことはありません。だからこそ、見積書を送付するメールによって、受注の確度を下げてしまわないようにしましょう。

お金にまつわる重要な書類であるということを自覚し、スピードも優先しつつ、それでいてミスのない、丁寧な仕事を心掛けてください。

監修:中村裕美子(なかむらゆみこ)

NPO法人日本サービスマナー協会認定マナー講師。
大学卒業後、客室乗務員として国内航空会社、アジア系航空会社で勤務。現在はマナー講師として各種研修を担当し、TOEIC対策をはじめとする英語教育にも携わる。さまざまな国籍の人と接した経験を活かし、「相手を思いやり、お互いの違いを認める」コミュニケーションやマナーの重要性を説く。