• メール対応
  • ビジネスマナー
  • 営業のノウハウ

受注につながる資料請求に対するお礼メールの書き方【メール文例付き】

2018年10月1日

資料請求依頼は大きなビジネスチャンス

自分たちの商品やサービスに対して、資料請求をしてもらったとき、そこには大きなビジネスチャンスが潜んでいます。数ある企業の中からわざわざ自分たちを見つけてもらい、かつ具体的なアクションを起こしてくれたわけですから、少なからずその商品やサービスに興味を持っていることがうかがえます。

そうしたチャンスをしっかりとものにし、今後の取引へとつなげていくためには、資料請求に対するお礼のメールが重要になってくるでしょう。

今回は、資料請求をしてもらった際の、お礼メールの書き方について解説していきます。

資料請求のお礼メールのポイント

まずは、資料請求をいただいた際のお礼メールの書き方について、そのポイントを紹介します。細かなことかもしれませんが、以下に紹介することを守るだけで、相手からの印象も良くなることでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

返信はなるべく早く

まずは、資料請求に対しては、なるべく早く返信を行うようにしましょう。
契約を検討しているため資料請求をする人もいれば、とりあえずの情報収集として行う人もいるでしょう。相手側の意図までは、こちらで把握することはできません。

しかし、お礼を言われて嫌な気分になる人はおらず、最初はとりあえずの気持ちだったものが、お礼メールをきっかけにして本格検討に移るケースも少なくありません。

また、場合によっては、他社にも資料請求をしていることもあります。ライバルと差をつけるには、いかに迅速で丁寧な対応をするかも重要となります。単純なことかもしれませんが、スピードというのはどんな場面でも物事を有利に運んでくれるものなのです。

お礼メールでは内容を詰め込みすぎない

資料請求をするということは、自社の商品やサービスに対して興味を持ってくれているということ自体に間違いはありません。しかし、だからといって、強引にあれもこれもとPRしてしまうのはNGです。

お礼メールは、あくまでも相手が興味を持ってくれた商品のみに焦点をあて、その商品の魅力や強みを端的に述べた文章のほうが良いでしょう。相手も人間ですから、売り込もうという意図が強く感じられすぎると、一歩引いてしまいます。

お礼のメールでは、資料の要点がわかるようにして、資料と合わせて読みたくなるような内容にできると、相手からの印象もさらに良くなるはずです。

次のアクションを促す

迅速かつ丁寧に、そして無理な売り込みはしないようにすべき資料請求のお礼メールですが、一方でお礼だけ書けばいいのかというと、決してそんなことはありません。相手がもっと興味を持てるよう、次につながる仕掛けをしておくことが大切です。

例えば、お礼メールの中にクーポンをつけたり、デモ機やサンプルの請求案内を入れたりすれば、次のアクションを促すことができます。そうしなければ、相手は資料を読んだだけで満足してしまい、受注というこちらの最終目的まで進んでくれないかもしれません。

効果的な資料請求のお礼メールを書く

ここからは、資料請求のお礼メールの具体的な文例をご紹介していきましょう。これらを参考に、自分たちの商品やサービスに合わせてカスタマイズしてみてください。

<資料請求のお礼メール文例1>

件名:
資料のご請求ありがとうございました/株式会社△△ ▲▲

本文:
株式会社◯◯
●●様

この度は弊社■■の資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。
ご要望いただいておりました資料を郵送いたしました。

お手元に届きましたら、内容をご確認の上、ご検討いただけますと幸いです。

資料についてご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

また現在、下記のキャンペーンを実施しております。
期間限定のお得な企画をご用意しておりますので、ぜひご一読くださいませ。

-----
(キャンペーン内容)
-----

それでは今後とも何卒よろしくお願いいたします。

<資料請求のお礼メール文例2>

件名:
ご請求いただいた資料お送りいたします/株式会社△△ ▲▲

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲と申します。

この度は、弊社■■の資料請求をいただき、誠にありがとうございました。

ご要望の資料を添付させていただきました。

こちらの商品の特徴は、~~でございます。
詳細はこちらのURLからもご確認いただけますので、お手すきの際に一度ご確認くださいませ。
-----
(URL)
-----
ご不明な点やご質問がございましたら、私▲▲がお答えさせていただきますので、お気軽にご連絡ください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

受注につなげることを意識して資料請求のお礼メールを書きましょう

資料請求は、相手側からすでに興味・関心を持たれていることの証であり、ビジネスチャンスとしては非常に大きなものです。この機会をみすみす逃してしまうようなことがあってはいけません。だからこそ、そのお礼メールには細心の注意を払い、素早く丁寧に、相手が欲しい情報をしっかりと届けるようにしましょう。

そうすることで相手はさらなる興味を抱き、また同時に、あなたに対する期待や信頼も高めてくれるはずです。ビジネスチャンスの重要な局面として、お礼メールを効果的に活用しましょう。

監修:中村裕美子(なかむらゆみこ)

NPO法人日本サービスマナー協会認定マナー講師。
大学卒業後、客室乗務員として国内航空会社、アジア系航空会社で勤務。現在はマナー講師として各種研修を担当し、TOEIC対策をはじめとする英語教育にも携わる。さまざまな国籍の人と接した経験を活かし、「相手を思いやり、お互いの違いを認める」コミュニケーションやマナーの重要性を説く。