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入金確認メールの書き方【メール文例付き】

2018年10月1日

入金確認メールは相手に安心感を与える

商品やサービスの購入後、指定した口座に代金の振込があった場合、入金を確認すれば終わりというわけではありません。購入してもらった相手に無事に入金されていたことを知らせる必要があります。

ちゃんと指定した口座に振り込むことができているか、金額は間違っていないか、取引を次のステップへ順調に進めているのか。そんな不安を抱えている相手に対し、入金確認のメールを送ることで、安心してもらうことができるでしょう。

ここでは、入金確認メールの書き方と文例について、ご紹介していきます。

入金確認メールのポイント

まずは、入金確認メールを作成する際に気を付けたいポイントについて解説していきます。細かい部分にまで気を付けることで、相手からの信頼度をより高めることができるでしょう。

なるべく早めに連絡をする

入金確認メールは、入金が確認できたタイミングですぐに送るようにしましょう。相手は連絡があるまでモヤモヤした気持ちになっているかもしれません。早ければ早いほど親切といえます。

また、入金確認に関しても、相手が振り込んだタイミングによっては、当日に入金が完了されるケースもあります。そうした際、翌日まで入金確認の連絡を遅らせてしまうと、相手の不安も大きくなってしまいますから、こまめに入金のチェックをすることで、見逃さないようにするといいですね。

入金確認の旨は冒頭に記載する

入金確認メールを送る目的は、その名のとおり「入金を確認した旨を伝える」ことです。
そのため、メール本文では、なるべく最初のほうに「入金を確認した」という内容を記載するようにしてください。

そうしなければ、相手がその部分を読み飛ばしてしまう可能性もありますし、場合によっては大切なメールと思わずに捨ててしまうかもしれません。これはビジネスメール全般の基本でもありますが、結論や言いたいことは最初に持ってくるのが鉄則です。

入金額も記載する

入金を確認した旨はもちろんですが、そこに加えて、金額がいくら入金されたかも伝えると、より親切な印象を与えることができるでしょう。万が一、入金額に誤りがあった場合なども、このタイミングで相手が気付くことができます。

最後に感謝の言葉を添えて

入金確認メールはどうしても機械的で、味のない文章になってしまいがちですが、せっかくメールを送るのですから、相手の気持ちを考慮し、感謝の言葉を最後に添えるようにしておきましょう。そうすることでお互い気持ちのいい関係を築くことができ、場合によっては次の取引につながるきっかけになるかもしれません。

メールで入金確認の連絡をする

それでは、入金確認メールの文例をいくつかご紹介していきます。先程ご紹介した、入金確認した旨の文章を入れる位置や入金額に関する記載部分に注目しながら、参考にしてみてください。

<入金確認のメール文例1>

件名:
入金確認いたしました/株式会社△△ ▲▲

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

○月○日ご注文の■■の代金をお振り込みいただき、誠にありがとうございます。
ご入金を確認いたしました。

ご注文いただいた内容は以下のとおりです。
-----
商品名:■■
数量:5点
金額:◯◯◯◯円
-----

領収書は郵送させていただきましたので、
追ってご確認のほどよろしく願いいたします。

この度はご購入くださり誠にありがとうございました。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

<入金確認のメール文例2>

件名:
ご入金ありがとうございます/株式会社△△ ▲▲

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

この度は早速、ご入金いただきましてありがとうございます。
商品発送の手続きを開始させていただきます。

お届け指定日がない場合、1~3日以内に商品を出荷いたします。
お届け指定日がある場合、お届け日にお手元に届くよう出荷いたします。

今回のご注文内容は下記のとおりです。

-----
[受注番号] ◯◯◯◯◯◯◯◯
[注文日時] ◯◯年◯月◯◯日 ◯◯:◯◯
[支払方法] 銀行振込
[商品名] ■■■■
[商品代金] ◯◯◯◯円
-----

商品の発送が完了しましたら、改めてメールにてご連絡いたしますので、今しばらくお待ちください。

この度は誠にありがとうございました。
今度とも何卒よろしくお願いいたします。

迅速かつ丁寧な入金確認メールを心掛けましょう

銀行振込のように、現金のやりとりを直接行わない場合は、きちんと処理されているか、購入者側の不安はより大きなものになります。そうした不安をやわらげ、スムーズな取引が進行中であることを証明する入金確認メールは、価値のある一通といえます。

ともすれば、機械的に対応したくなるかもしれませんが、その先に生身の人がいるということを改めて意識し、迅速かつ丁寧な対応を心掛けたいものですね。そうした細やかな取組みこそが、相手からの信頼を勝ち取る一番の近道になるはずです。

監修:中村裕美子(なかむらゆみこ)

NPO法人日本サービスマナー協会認定マナー講師。
大学卒業後、客室乗務員として国内航空会社、アジア系航空会社で勤務。現在はマナー講師として各種研修を担当し、TOEIC対策をはじめとする英語教育にも携わる。さまざまな国籍の人と接した経験を活かし、「相手を思いやり、お互いの違いを認める」コミュニケーションやマナーの重要性を説く。