• メール対応
  • ビジネスマナー
  • 営業のノウハウ

上手な催促メールの書き方【メール文例付き】

2018年10月1日

相手への催促は気が重い…

仕事を滞りなく進めていく上で、「期日を守る」ということはとても大切です。ところが、いくら自分がスケジュールどおりに仕事を進めていても、取引先からの連絡が来なかったり、予定どおり作業を進めてもらえなかったりすることもあります。

このようなときは、相手に催促のメールを送らなければいけません。伝えづらいと感じる人もいるかもしれませんが、相手がスケジュールを忘れてしまっている可能性もあるため、角が立たない言い回しで催促メールを送れるよう、上手な書き方を知っておきましょう。

催促メールを送る前に確認しておきたいこと

催促メールを送ったら、実はその前に返事が届いていたということになると、相手に対してたいへん失礼です。不快な思いをさせてしまいますし、自社の管理体制に不信感を抱かれかねません。

催促の条件は、「相手に依頼したことが期日までに達成されていない」場合ですが、本当に達成されていないのか、メールを送る前に再度確認する必要があります。

メール返信をお願いしている場合は、迷惑メールなどに分類されてしまっていないか、また、受信しているのに見落としてしまっていないか確認します。

また、宅配便や郵便で届くはずの荷物の不着であれば、部署内のほかの人間が受け取っていないか、別の部署に行ってしまっていないか、社内の確認を行います。

入金の催促の場合も、再度銀行口座を確認するなどして、確実に入金されていないことを確かめましょう。

催促メールはいつ送ればいいか

催促のメールをいつ送るのかについては、何についての催促かによっても変わってきますので、ケース別にご説明します。

メール返信が来ない場合

通常のビジネスマナーとしては、24時間以内の返信が好ましいとされています。しかし、前日の10時に送ったメールの返信がなかったからといって、10時5分に催促をするというのは、あまりにも急ぎすぎです。

相手にも都合がありますから、丸2日返信がなかったらというように、ある程度待ってから送るのがおすすめです。ただし、早くやりとりを進めないと後のスケジュールに影響してしまう場合は、この限りではありません。

入金の確認がとれていない場合

期日までに入金の確認がとれていない場合の催促は、相手が企業なのか個人なのかによっても対応が変わります。

取引先から売掛金が入金されていないというときは、相手の企業側で何らかのトラブルがあったか、請求が抜けている可能性もありますから、早めに連絡をするのがおすすめです。

一方、個人の場合は、単純に入金忘れの可能性が高いと考えられます。急ぎでなければ、数日待ってから連絡してもいいでしょう。

物品や書類の送付・納品が遅れている場合

期日が決まっているものに対して、納期までに品物が届いていないという場合は、即座に連絡をしても問題ありません。相手が素早く状況を確認できるよう、早めの連絡をするのが親切です。

一方、期日を決めていないものについては、あまり急いで催促してしまうと、相手の負担になってしまいます。こういう場合は、「催促をする」というよりも、「恐れ入りますが、◯月◯日までにお送りいただければ幸いです」といった文面で、やんわりと送付を促すのがおすすめです。

催促メールを書くにあたっての5つのポイント

催促のメールには、次の5点を書くようにしましょう。

・自分からのアクションの日付
・自分からのアクションの内容
・相手に求めるアクション
・相手に求めるアクションの期日
・相手を気遣う言葉

「メールの返事が来ない」「品物を注文したけど届かない」など、相手からのメールを催促する場合、必ずその前段階として自分からのアクションがあるはずです。いつ、何をしたのかを書いた上で、相手に求めることを説明します。

また、催促だけを行うと冷たい印象になるため、「恐れ入りますが」といったクッション言葉を利用したり、「行き違いになっていたら申し訳ありません」といった謝罪を入れたりして、表現をやわらげましょう。

<メールの返信がない場合の催促メール文例>

件名:
ご提案書再送いたします

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

◯月×日に、ご提案書をメールでお送りいたしましたが、
ご覧になりましたでしょうか。
念のため再送させていただきますので、ご確認ください。

なお、ご多用中のところ大変恐縮ですが、
○月△日までにご返答をいただければ幸甚です。

ご質問・ご要望等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

メールの返信を催促する場合は、そもそものメールを、いつ相手に送ったのかを明記しておく必要があります。そうすれば、相手がメールボックスからメールを探しやすくなるからです。

また、このケースでは「以前送った提案書を再送する」という場合を取り上げていますが、添付ファイルではなくメール本文がおもな用件であった場合は、メールそのものを引用して再度送る方法もあります。

どちらにせよ、相手が前のメールを見返さなくても内容を理解できるようにしておくことがポイントです。

<提出した見積もりについて返答がない場合の催促メール文例>

件名:
先日お送りした見積書いかがでしょうか

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

先日は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

さて、その際にお渡しした見積書ですが、ご確認いただけたでしょうか。
ご検討なさる中でご質問等がございましたら、お気軽にご連絡ください。

なお、資材発注等の都合がございますため、今週中に進行状況をお伺いしたく存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討の結果についてご返信をいただければ幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

見積書は、提出してそのままという場合もあるでしょう。しかし、「○日までに返事をもらわないと納期に間に合わない可能性がある」というようなときは、催促のメールを送って返答を促します。

このような連絡は、メールだけでなく電話でやりとりしたほうがいいこともあります。ただし、外出が多く、電話だと落ち着いて話せないという相手の場合や、やりとりの履歴を文書で残したい場合はメールが適しています。

<入金の催促メール文例>

件名:
入金のご確認

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

6月末に、6月分の請求書をお送りしておりますが、ご確認いただいておりますでしょうか。
7月末がお支払い期限となっておりましたが、本日16時現在、入金確認がとれておりません。

恐れ入りますが、状況をご確認の上、本日中にお知らせくださいますようお願い申し上げます。
なお、本メールと行き違いでご送金手続きを行っていただいていた場合は、失礼をご容赦ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

入金がなされていない場合の催促は、相手に非がある可能性が高いものです。緊急性もある連絡ですから、期日からそれほど間を開けずに連絡しましょう。

ただし、送金手続きにはタイムラグがあるため、行き違いになっていた場合を想定した一文を付け加えておくことも大切です。
また、請求番号や金額などを末尾に併記してもいいでしょう。

催促メールといえども冷静・丁寧に

相手からの返答や対応が遅いときに送る催促のメールは、ついつい感情的な書き方になってしまうこともあります。しかし、ビジネスの相手に対してあまり感情的に責め立てるのは賢いやり方ではありません。

あくまでも冷静に、相手に配慮した文言を加えながら書くようにしましょう。ただし、返答期日を指定するなど、押さえるべきポイントはしっかり押さえておく必要があります。

監修:中村裕美子(なかむらゆみこ)

NPO法人日本サービスマナー協会認定マナー講師。
大学卒業後、客室乗務員として国内航空会社、アジア系航空会社で勤務。現在はマナー講師として各種研修を担当し、TOEIC対策をはじめとする英語教育にも携わる。さまざまな国籍の人と接した経験を活かし、「相手を思いやり、お互いの違いを認める」コミュニケーションやマナーの重要性を説く。