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メールの改行を読みやすく整える方法

2018年10月1日

メールの書き方次第で、相手に内容が伝わらないことも

メールは、事実や自分の考えを相手に伝えたいときに送るものです。しかし、メールの書き方によっては、相手が内容を理解しにくかったり、理解するのに多大な労力を必要としたりすることがあります。相手に自分の考えをわかってもらうためにも、メールの書き方に注意を払いましょう。

メールを読みやすくするテクニックのひとつに「改行」があります。ここではメールを読みやすくする改行の方法についてご説明します。

改行を意識的に行うことで、より読みやすいメールを書けるようになります。この機会に、改行について考えてみてください。

読みやすさを左右する!メールの改行マナーとは

まったく改行がなく、ずらずらと文字が連なっているメールは、めりはりがなく、なかなか内容が頭に入ってきません。相手にこちらの意図を正しく理解してもらうためには、適切に改行を入れることが大切です。

メールを送る際のマナーとしても、相手に負担をかけず、できるだけ読みやすい文面を心掛ける必要があるでしょう。

改行を入れる文字数の目安

大きな画面のパソコンでメールを読むときは、適宜改行を差し挟まないと読みにくくなってしまいます。

改行する文字数の目安は、全角で20文字から30文字程度と考えておきましょう。ただし、実際に文字数を数えて改行するというよりは、メールを打っているときに、見やすいかどうかを意識して、改行を差し挟むのがおすすめです。

また、改行する文字数が行によってあまりに違うと、見づらくなってしまいます。ある程度そろえたほうがきれいに見えるでしょう。下の2つの例を見てください。

(1)

先日ご案内いたしました新しいサービスについて、
貴重なご意見をいただき、誠にありがとうございました。

(2)

先日ご案内いたしました新しいサービスについて、貴重なご意見を
いただき、誠にありがとうございました。

(2)はぴったり30文字で改行していますが、(1)のほうが読みやすく、すっきりしています。

空白行を効果的に使う

改行テクニックのひとつに、空白行があります。空白行とは、何も書かれていない行のことで、メールの本文中に入れることでめりはりをつけることができます。

相手の会社名と名前を文頭に入力した後、多くの人は、本文を書き始める前に空白行を挟むでしょう。そうすることで、「宛名」と「本文」を視覚的に分けることができるからです。
同様に、メールの本文中でも、話題が変わるときに空白行を入れることで、内容を理解してもらいやすくなります。

ただし、あまりに大量に空白行を入れてしまうと、読むのに多くスクロールをしなければならなくなりますし、ビジネス向きのメールではない印象になってしまいます。使いすぎには注意しましょう。

改行を入れるのに適した場所

改行を入れるべき場所には、次の4点が挙げられます。これらの改行の後には、空白行も挿入します。

・宛先名の後
・名乗りと挨拶の後
・本文の後
・終わりの挨拶の後(署名の前)

それ以外の部分については、本文の内容や1文の長さに応じて判断することになります。センスを問われる部分ではありますが、基本的には、内容の切れ目に適宜空白行を入れることを意識すれば問題ありません。

スマホで読まれるメールは改行が必要ないこともある

パソコンで読まれるメールを書く場合は、適宜改行を入れることが読みやすさにつながります。ただし、相手がスマホでメールを読むとわかっている場合は、この限りではありません。

スマホとパソコンでは、画面の横幅が大きく異なります。そのため、パソコン向けに改行を入れたメールは、スマホだとかえって読みづらくなってしまう可能性があるのです。

段落ごとに空白行を入れることは問題ありませんが、1文の途中で改行する書き方は、スマホのメールでは避けたほうがいいでしょう。

改行を意識することは自分にも相手にもメリットがある

改行を適切に入れることで、相手に「読みやすい」と感じてもらうことができます。相手からの印象も良くなりますし、自分が伝えたいことも適切に伝えられるでしょう。

改行は、見た目の問題だけでなく、メールの内容を整理して話題のカテゴライズをするという意味でも重要です。改行を使いこなして、よりわかりやすいメールを作るようにしましょう。

監修:中村裕美子(なかむらゆみこ)

NPO法人日本サービスマナー協会認定マナー講師。
大学卒業後、客室乗務員として国内航空会社、アジア系航空会社で勤務。現在はマナー講師として各種研修を担当し、TOEIC対策をはじめとする英語教育にも携わる。さまざまな国籍の人と接した経験を活かし、「相手を思いやり、お互いの違いを認める」コミュニケーションやマナーの重要性を説く。