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担当変更の旨をメールで連絡する際の伝え方【メール文例付き】

2018年8月16日

異動や退職に伴う担当変更の連絡は書面やメールで

仕事をしていると、異動や退職など、これまでのお客様の担当から外れたり、新たに担当を引き継いだりする機会もあるでしょう。担当変更の連絡は、直接会って話をするか、書面やメールで行います。担当変更の連絡をメールで行う場合、普段あまり送ることがない内容ですから、どのように書けばいいのか迷ってしまうこともあるかもしれません。

ここでは、担当変更をする際のメールの書き方と注意点、そしてケース別の文例についてご紹介していきます。

担当変更のメールを送る際のポイント

まずは、担当変更メールを送る際に、気を付けたほうがいいことについて確認していきましょう。

担当変更メールを送るタイミング

担当変更を伝えるタイミングをあらかじめ決めている会社もあるので、まずは上司に相談しましょう。現在進行形のプロジェクトなどがある場合は業務に支障をきたさないように注意する必要があります。

いずれにしても、お客様にとって「いきなり担当者が変わってしまった」という印象を与えることを避ける必要があります。

担当変更メールの文章で注意すべき点

担当が変わる理由を明示しないままメールを送ってしまうと、相手に不信感を抱かせる原因になってしまいます。詳細に記載する必要はありませんが、異動なのか、退職なのかといった基本的な情報はお客様にもしっかり伝えるようにしましょう。

また、後任の担当が決まっている場合には、その人の紹介も入れるとより丁寧になります。名前や連絡先といった基本的な情報だけでなく、経歴や人柄などの情報も少し入れてあげると、お客様も喜んでくださるかもしれませんね。

基本的には前任者がメールを送る

担当変更のメールは、必ず前任者となる現在の担当者が送るようにしましょう。後任者が改めて挨拶をするからといって、そこでまとめて伝えればいいというわけではありません。

これまでお世話になったお礼を含め、相手にとって失礼な対応とならないよう、担当変更メールはどうしても無理な場合を除いて、前任者が送るようにしてください。

担当変更メールに入れておきたい情報

ここからは担当変更メールの、具体的な文例について解説していきます。

<前任者が送るメール>

件名

担当者変更のお知らせ(会社名/名前)

本文

株式会社◯◯
●●様

いつもたいへんお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。

この度、人事異動に伴い、◯月◯日より弊社◎◎が貴社を担当させていただくことになりました。

追って、後任の◎◎とともにご挨拶にお伺いできればと思いますが、取り急ぎメールにてお知らせいたします。

後任の◎◎ですが、入社以来、私のサポートとして長年経験を積んできた、信頼のおける人物でございます。

担当者変更に伴いまして、●●様にご迷惑をおかけすることのないよう十分配慮いたしますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

「なぜ担当変更となるのか」「後任は誰になるのか」「いつから交代するのか」という3つの要素が網羅されている、一番オーソドックスな担当変更メールです。基本的にはこの文面をカスタマイズすれば、ほとんどのシーンに対応できるでしょう。

<後任者が送るメール>

件名

▲▲の後任で、貴社を担当させていただきます(会社名/名前)

本文

株式会社◯◯
●●様

いつもたいへんお世話になっております。
株式会社△△の◎◎です。

この度、弊社内の人事異動に伴い、◯月◯日より▲▲の後任として貴社を担当させていただくことになりました。

入社以来、▲▲のサポートとして同じ部署で力を磨いてきました。
今後は貴社のお役に立てますよう、精一杯業務に励んでまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。

後日、改めてご挨拶にお伺いできればと思いますが、取り急ぎメールにてお知らせいたします。

後任者からメールを送る必要がある場合、「誰の後任なのか」「いつから着任なのか」を記載した上で、「自分がどんな人物なのか」を簡単に紹介しておくことがポイントです。

担当変更はお客様に少なからず不安を与えてしまうものですから、自分が安心して業務を任せられるということをしっかりとアピールします。そうすることで、今後のコミュニケーションもよりスムーズに行うことが可能になるでしょう。

感謝の気持ちを伝え、失礼のないメールを心掛けよう

担当変更は、これまで積み上げてきた信頼関係や今後のビジネスチャンスを占う重要な局面になります。お客様への感謝の気持ちが伝わるようなメールを心掛けましょう。

今後仕事を進めていく上で重要な情報である「なぜ」「いつ」「誰」の情報は必ず伝えるようにし、スムーズな引き継ぎができるといいですね。

基本的には、前任者が事前に連絡するのが理想ですが、万が一それが難しい場合でも、後任者がなるべく早めにコンタクトをとるようにし、改めて信頼関係を築いていくことが大切です。

監修者:中村裕美子(なかむらゆみこ)

NPO法人日本サービスマナー協会認定マナー講師。
大学卒業後、客室乗務員として国内航空会社、アジア系航空会社で勤務。現在はマナー講師として各種研修を担当し、TOEIC対策をはじめとする英語教育にも携わる。さまざまな国籍の人と接した経験を活かし、「相手を思いやり、お互いの違いを認める」コミュニケーションやマナーの重要性を説く。