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営業の効率化で生産性向上!業務支援に役立つ5つのツールと活用事例

2019年11月26日

営業活動に注力するために業務効率化は必須!

営業チームの役割は、顧客との良好な関係を築きながら売上を上げることです。そのためにも、特に重要な業務である商談以外の仕事を効率化し、生産性アップにつながる環境を整えることが大切です。このような効率化や業務改善のためには、営業チームの課題や悩みに応じて、ツールを導入することがポイントとなります。
ここでは、営業の業務効率化の必要性や、効率化を行うためのポイントを解説します。また、営業の業務効率化に役立つITツールと、導入による成功事例についてもご紹介します。

営業の効率化が必要な理由

営業チームは、自社の商品やサービスの提案・販売を通して、企業に利益をもたらす重要なポジションを担っています。
そのため、営業の効率化を行うことは、企業の売上や利益、生産性などの成果向上には不可欠だといえます。
営業のメイン業務ともなる顧客への提案活動や商談にリソースを割けるようにするためにも、資料作成やメール業務といった付随する業務における無駄は、できる限り減らすことが重要といえるでしょう。

業務効率化のポイント

営業チームの業務効率化のためには、まず業務全体の中で非効率と思えるものや、無駄な作業を明確にすることがポイントです。
営業プロセスを細かく分解した上で、改善および支援すべき業務を洗い出していきましょう。

多くの場合、営業担当者ごとに情報が属人化してしまうことによる、「チーム内での情報共有のしにくさ」や「蓄積した営業活動の可視化のしづらさ」、「担当者変更に伴う引継ぎの難しさ」が、営業チームの課題として浮かび上がってきます。
営業担当者独自のスタイルや、キャラクターは、ほかの人に引き継ぐことができませんが、ノウハウやナレッジは言語化しチームメンバーに共有することは可能です。
その場合は、ITツールの活用が非常に役立ちます。

業務効率化に役立つITツールとは?

属人化しがちな営業プロセスにおける業務効率化を図るためには、チーム内での情報を見える化し、点在している情報を集約、共有したり、資料作成、報告業務などをサポートしたりするITツールがおすすめです。
ここからは、業務効率化に役立つおもなツールを5つご紹介します。

1.メール管理ツール

メール管理ツールによって、日々のメール対応業務を簡略化することで、大きな業務効率化につながります。
メール管理ツールやメールシステムには、複数人によるメール対応を可能にしたり、スムーズな情報共有を可能にしたりして、顧客対応の品質向上に役立てられるソリューションも登場しています。

2.スケジュール管理ツール

タスクの締切りやその日のスケジュールを自動的に通知してくれるスケジュール管理ツールなら、予定のダブルブッキングや対応漏れといったリスクをなくすことができます。
また、営業マネージャーは、チーム全員のスケジュールを見られるので、定例ミーティングなどの日程調整の手間が軽減されます。

3.顧客管理ツール

顧客情報や案件ごとの進捗などを管理できる、顧客管理ツールもおすすめです。
複数の営業担当者が担当している顧客情報が、ひとつのツール内にまとめられ、それをリアルタイムにチーム内で共有できるため、生産性向上やスムーズな業務の引継ぎなどに役立ちます。

4.メモ・資料作成ツール

プレゼン資料やチーム内で共有したいメモの作成も、オンラインのツールを使えば、場所を選ばずに編集・共有ができるようになります。
便利なテンプレートなど、オンラインツールならではの機能を活用すれば、より質の高い資料を作成できるでしょう。

5.名刺管理ツール

名刺を顧客情報としてきちんと管理することも、営業業務では不可欠です。
名刺をスキャンしてデータ化できる名刺管理ツールなら、顧客情報を登録する手間を省け、ミスも防げます。また、場所を問わずに閲覧・編集ができるようにもなります。

メールワイズが営業効率化にも効果的な理由

ここからは、サイボウズが提供するメール共有システム「メールワイズ」が、営業の業務効率化に役立つ理由をご紹介します。

メールワイズは、営業チームでのメール対応を一元管理できるメール共有システムです。
過去の顧客とのやりとりをすべて蓄積しているため、例えばあるトラブルが起きたとき、以前はどのように対応したのか、似た事例を検索によって探し当てることができます。

対応履歴の機能によって、メール・電話・訪問の履歴を時系列で一覧可。

また、個人・企業を問わず顧客情報をアドレス帳で管理でき、電話履歴や訪問履歴などの対応履歴を、チームメンバーなら誰でも確認することもできるので、クレームとしてよく挙げられる、たらい回しや対応遅延の防止にも効果があります。
営業マネージャーは、集計レポートの機能によって、営業担当者が対応したメールの件数を客観的に把握することで、適切なマネジメントを行えます。
営業チーム内におけるメール対応の品質の標準化や、営業業務の効率化におすすめのツールです。

メールワイズを使った営業チームの改善事例

最後にご紹介するのは、サイボウズの営業チームにおける、メールワイズ導入による改善事例です。

この営業チームでは、人ごとに担当する販売店が割り振られていました。販売店ごとにそれぞれ特色が異なるため、担当者は受け持つ販売店の特色を個々で覚える必要があり、営業活動は属人化していました。
その結果、営業担当者の退職に伴う業務の引継ぎに大きな問題が発生しました。営業担当者と販売店のあいだのメール履歴を、第三者が見ることができなかったため、退職した担当者がどのようなやりとりを販売店と行ったのか把握できず、顧客に迷惑をかけてしまう事態も発生していたのです。

そこで、危機感を覚えたチームリーダーは、メールワイズを導入。「会社のメールは会社全体の資産」という考えのもと、1対1で営業担当者と顧客がメールのやりとりをしていたスタイルから、「顧客からのメールはメールワイズで受け取り、メールワイズにチームの誰もがアクセスできるようにする」というスタイルに変わりました。
このメールシステムの変更によって、次のような成果が得られました。

<メールワイズの導入で得られた成果>

  • ・チームでメールを共有できるようにすることで、メンバーが「休みたいときにしっかり休める」ようになった
  • ・チームの売上が、メールワイズ導入後に2倍になった
  • ・コメント機能を活用することでチーム内のコミュニケーションが向上し、結果的に業務効率アップにつながった

このような成果もあり、現在では営業部のほとんどのチームで、メールワイズを導入しています。

まずは営業チーム内の課題を洗い出してみよう

営業チームの業務効率化のためにどのようなツールを導入し、どのような業務改善を図るのかは、その営業チームの抱える課題によって変わってきます。まずは業務プロセスを分解し、課題や悩みを浮き彫りにしていくことがポイントです。
各ツールの導入事例も参考に、自社にぴったりの営業支援ツールを見つけてみましょう。