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メール管理を効率的に!メールソフトの基本知識

2019年11月13日

業務効率化に役立つメールソフトがある!

ビジネスでもプライベートでも、普段、何気なく利用しているメールソフト。毎日使うメールソフトの特徴や機能を深く理解し、活用することで、メール業務の効率化も期待できます。また、業務効率化につながる機能が多く搭載されている便利なメールソフトもあることを知らないという人もいるのではないでしょうか。
ここでは、メールソフトとウェブメールとの違い、業務効率化において活用したい機能、さらに有料版と無料版のメールソフトの違いなどについて解説します。

メールソフト(メーラー)とは?

メールソフトとは、PCやスマホといった端末にインストールして使う、メールサーバーを介して電子メールの送受信を行うソフトウェア、またはアプリーションのこと。メーラーとも呼ばれています。
メールソフトを利用するにあたって、アカウントを設定する手間はかかりますが、最近のソフトはそうした設定が簡略化されているものも多いです。
まずは、メールソフトに搭載されている基本的な機能について確認していきましょう。

メールソフトの機能

ほとんどのメールソフトには、次のような機能が備わっています。

  • ・メールの送受信機能
  • ・アドレス管理機能
  • ・メールの仕分け機能

また、ソフトによっては、次のようなサブの機能が搭載されているものもあります。

  • ・カレンダー・スケジュール管理機能
  • ・画面カスタマイズ機能
  • ・一斉送信機能
  • ・自動返信、自動転送機能

メインで使用するメールソフトを比較・検討する際は、基本機能が同じであれば、このようなサブの機能もチェックして選ぶことがポイントです。

ウェブメールとの違い

メールソフトと、Gmailのようなウェブメール(クラウドメール)には、どのような違いがあるのでしょうか。それぞれのメリット・デメリットに着目して比較します。

メールソフトのメリット・デメリット

メールソフトには、インターネットにつながっていなくても受信済のメールを確認できるというメリットがあります。
しかし、インストールした端末でしか、メールソフトを利用できないというデメリットもあります。違う端末で同じ環境で作業したい場合は、それぞれの端末にメールソフトをインストールし、さらにメールサーバーにメールを残すといったような設定を行う必要があります。

ウェブメールのメリット・デメリット

ウェブメールの最大のメリットが、どの端末でもメールソフトをインストールせずに使えるということ。インターネット環境さえあれば、ブラウザを介してどの端末でも同じ環境でメールの送受信ができます。
一方で、利用の度にサービスへのログインを求められるウェブメールもある、ストレージ容量を超えてしまうと新規メールが受信できなくなるといったデメリットもあります。

メールソフトとウェブメールの基本的なメール送受信機能に大きな違いはありませんが、このように利用形態や使いやすさは変わってくるため、それぞれ用途に応じて使い分けることがポイントです。

メールソフトで活用したい便利な機能

基本的な機能以外にもさまざまな機能が備わっているメールソフトですが、メール業務の効率化のためにも、便利な機能はどんどん活用していきたいもの。
ここでは、ビジネスメールに活用したい、便利な3つの機能をご紹介します。

一斉送信機能

メールマガジンなど、同じメールを複数の宛先に送りたいということもあるかと思います。一斉送信機能では、そのメールソフトで管理しているアドレスに対し、一斉にメールを送ることができます。
メールソフトによっては、同じ文面をただ一斉に送るだけでなく、例えば、宛先ごとにメールの冒頭に相手の氏名を入れるなど、文言を一部変えることができたり、エラーアドレスをリスト化できたりする機能を搭載しているものもあります。

自動返信機能

自動返信機能では、不在の時間帯や日付などを設定することで、受信メールに対して「現在不在です」といったメッセージを自動で送ることができます。
長期休暇や長期出張などの際に、お客様に不在を知らせることで安心感を与えることができます。

自動転送機能

自動転送とは、端末で受信したメールを、あらかじめ指定しておいた別のアドレスへ自動的に転送できる機能です。複数人での受信メールの共有や、外出先でスマホなどから会社のメールを確認したいときにも便利な機能といえるでしょう。
ただし、企業によっては、セキュリティの観点から、個人のメールアドレスへの転送を禁止している場合もありますので、事前に確認が必要です。

無料版と有料版のメールソフトの違い

メールソフトには無料で利用できるものもあれば、有料のものもあります。
ここでは、無料版と有料版のメールソフトの違いについて、機能面とセキュリティ面から見ていきましょう。

機能面の違い

無料、有料を問わず、メールの送受信といった基本的な機能はほぼ変わりません。
ただし、有料のメールソフトでは、より高度な機能が搭載されることが多いです。例えば、サイボウズが提供するメール共有システムの「メールワイズ」は、チームのメール対応を一元管理し、業務効率化に特化した機能を多く備えています。

セキュリティ面の違い

無料のメールソフトでも、パスワード認証など基本的なセキュリティ対策は用意されています。
しかし、メールの誤送信などによる個人情報や機密情報の漏洩を防ぐ機能が充実しているのは、やはり有料版のメールソフトです。通信内容が暗号化される機能も、悪意ある第三者によるメール閲覧を防げるため、こうしたセキュリティ機能にも注目してみましょう。

メール業務の効率化に役立つメールワイズ

サイボウズのメールワイズは、社内やチームにおけるメール管理や情報共有ができる上、複数人でメール対応する際の誤送信予防やメールによる情報漏洩防止といったセキュリティ管理に役立つ機能を備えています。
アドレス帳で顧客情報を一元管理でき、「集計レポート」機能で各メンバーの作業を把握できるため、業務の効率化にもつながります。

集計レポート機能では、各担当者が期間内に対応したメール数や、メールの処理残件数などがグラフで簡単に確認できます。

社内やチームで利用するメールソフト選びにお悩みの場合は、30日間すべての機能をお試しいただける、メールワイズの「30日間無料お試し」もご検討ください。