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同報メールの効率的な配信方法は?知っておきたいポイント

2019年11月5日

同報メールを効率的に配信するコツとは?

メールマガジンの配信などで、同報メールを活用している人も多いと思います。しかし、メルマガの登録者が増えてくると、配信に時間がかかったり、宛先のミスが頻発したりといったトラブルに悩まされるケースも。同報メールを効率的に配信するためには、どのような方法があるのでしょうか。
ここでは、同報メールの基礎知識に加えて、配信方法別のメリット・デメリットなどを解説します。

同報メールの基礎知識

まずは、同報メールとはどのようなメールのことをいうのか、メーリングリストとはどう違うのかについて見ていきましょう。

同じ内容の文面で多数の相手に送信される電子メール

同報メールとは、同じ内容のメールを、多数の相手に一斉配信するメールのことをいいます。
「一斉メール」や「一括メール」とも呼ばれており、メルマガやキャンペーン通知、リマインドなど、返信をあまり必要としない内容や情報を送る際によく使われています。

メーリングリストとの違い

同じ内容のメールを複数人に送信するという機能は、メーリングリストと似ているようにも思えます。しかし、メーリングリストと同報メールは別物であるため、その違いを確認しておきましょう。

まず同報メールは、同じ文面のメールを配信する場合でも、送信先が100件あるなら、100件分のメールアドレスすべてを送信者が管理する必要があります。
例えば、同報メールを使いたい担当者が2人いる場合、その2人それぞれが送信先の全メールアドレスを管理しなければなりません。もし、送信先メールアドレスの変更があれば、2人の手持ちの送信先リスト両方を更新する必要があるのです。同報メールは、関係者が多いほど管理の手間も増えてしまいます。

一方、メーリングリストの場合は、1つの決まったメールアドレスに送信することで、リストの登録者全員にメールが届くようになっています。送信者全員が、登録者それぞれのメールアドレスを管理する必要はありません。

cc・bccの使い分けのポイント

同報メールを一般的なメーラーで送信する場合、宛先を「cc」または「bcc」のいずれかの形式で送ることとなります。
ここでは、これらの形式の使い分け方のポイントを見ていきましょう。

ccの使い方

ccは「カーボンコピー」の略で、「コピー・写し」の意味を持ちます。
通常の宛先として使用する「to」のようにメールを必ず読んでほしい相手ではなく、当事者以外のメンバーにも「念のため送信しておきます」という意味合いで使用するケースが多くなります。toよりも重要度は低いといえるでしょう。
同報メールを一斉配信した際、ほかの誰に同じメールが届いているのか、受信者がメールアドレスを見ることができても問題ない場合に使用します。

bccの使い方

bccは、「ブラインドカーボンコピー」の略です。bccでメールが送られた場合、自分以外にそのメールの受信者がいても、ほかの受信者のメールアドレスを見ることができないようになっています。これが、toやccとの大きな違いです。

bccは、そのメールをほかの人にも送信していることを知られたくない場合に用いられます。
例えば、さまざまな取引先に送る「夏季休暇のお知らせ」のような内容は、送信先のメールアドレスを全部bccに設定して送ることで、一度に全員にメールを送れる上、受信者からはほかの受信者の個人情報であるメールアドレスは見えないため、情報漏洩の心配はありません。

メールアドレスを不特定多数に公開しないように配慮する

メールアドレスも、大切な個人情報です。特にビジネスの場では、自分のアドレスも他人のアドレスも、不特定多数に公開してしまわないよう、注意する必要があります。

受信者間でメールアドレスが公開されるtoやccは、「同じプロジェクトのメンバーで、互いに面識がある」「メールでのやりとりや情報共有に同意している」といった場合にのみ使用して、そうではない同報メールはbccを使用することが一般的です。

同報メールを送る方法

ここからは、同報メールを送る方法について、「bccでメールを送る場合」と「メール配信サービスで送る場合」の2つに分けて見ていきましょう。
同報メールを送るシーンはさまざまですが、ここではメルマガを配信する場合の同報メールの送り方と、それぞれのメリット・デメリットを解説します。

bccでメールを送る場合

メルマガを配信する際、登録者数が少ないうちであれば、bccでメールを送る方法でも問題ないでしょう。

<メリット>
いつも使用しているメーラーを使って送信できるため、コストもかからず、一般的なメールを作成する手順でメルマガを送ることができます。
誰でも簡単に作成しやすいため、メルマガ初心者の方におすすめです。

<デメリット>
10~20件程度の送信先であれば手動でもチェックできますが、50件、100件となってくると、宛先ミスやbccの登録ミスといったヒューマンエラーのリスクが高まります。

また、通常のメーラーで同報メールを送るとなると、メール本文がすべて同じになり、個人向けにタイトルや内容を変更することもできません。
「まったく同じ文面のメールを、まとめて配信している」という印象の強いメルマガとなってしまい、読み手の興味を引くことも、開封率アップも難しいでしょう。

さらに、同一のIPアドレスから一度に大量のメールを送信すると、受信元のプロバイダーによっては迷惑メールと判断され、受信をブロックされてしまうケースがあります。
こうなると、メルマガ配信どころか、通常のメールのやりとりにもトラブルが生じてしまいます。

メール配信サービスで送る場合

メルマガの読者が増えてきた場合や情報漏洩を防ぎたい場合のほか、受信のブロックを回避したい場合も、メール配信サービスの利用が効果的です。

<メリット>
メール配信に特化したシステムやサービスの中には、文頭に宛名を入れたり、件名や本文にあらかじめ作成しておいたテキストを挿入したりすることができる機能を持つものもあるため、顧客や送信先に合わせた内容のメールを送ることができるようになります。メールの開封率もアップさせることができるでしょう。

また、自動でbccに入力してくれるため、入力ミスによる個人情報漏洩のリスクも大きく軽減されます。
さらに、大量配信に特化したメール配信サービスであれば、通常のメールソフトのように、受信をブロックされてしまう心配もいりません。

<デメリット>
便利な機能が豊富でセキュリティ性も高いメール配信サービスですが、導入にあたってコストが発生する点がデメリットといえるかもしれません。
しかし、メルマガでアフィリエイト効果を狙いたい場合や、長期的なメルマガ配信で登録者数増加を狙いたいのであれば、メール配信サービスの利用がおすすめです。初期投資することで、結果的にコストを抑えることにもつながるでしょう。

同報メールを送る際はメールワイズの活用を!

サイボウズが提供するメール共有システム「メールワイズ」は、同報メールを送る際の誤送信や二重送信を防止・対策したい人にもおすすめです。
ここまでご紹介してきたように、一斉配信をbccではなくccで行ってしまうと、顧客や取引先のメールアドレスが漏洩してしまうリスクがありますが、メールワイズであれば、宛先には個々のメールアドレスのみが設定されます。
1通ずつ個別にメールを送ることができるため、一斉配信の宛先ミスによるメールアドレスの漏洩を防ぐことが可能です。

メルマガなどの同報メールにはメール配信サービスがおすすめ

通常のメーラーで同報メールを送る際は、宛先の形式はbccがおすすめです。
また、メール配信サービスを利用することで、宛先ミスや情報漏洩のリスクを軽減できること、そしてメルマガ配信を軌道にのせることにもつながるため、セキュリティを重視したい場合や、メルマガで本格的にアフィリエイト効果を狙いたい場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。