• 顧客対応
  • メール対応

グループメールとは?企業でグループメールを活用する際のポイント

2019年11月5日

メールを複数人で共有できるグループメール

グループ内で、メールの送受信を一括管理することができるグループメール。サービスによっては、一斉配信以外にもさまざまな機能が備わっており、ビジネスシーンでも幅広く活用されています。
通常、メールは1対1で送受信されるものです。それに対してグループメールの場合、1つのメールアドレスを起点として、メールを複数人で共有することになります。そのメールへの返信も、グループ内でシェアすることが可能です。

グループメールのメリット

グループメールは、チーム内でのスムーズな情報共有に役立てたり、コミュニケーションツールとして活用したりすることができます。
ここでは、グループメールのおもなメリットを見ていきましょう。

グループ内で情報共有できる

グループメールなら、複数人で行う業務であっても、個別にメールを送る手間が省けるため、スムーズな情報共有ができるようになります。
担当者への連絡や報告、相談などもグループメールを通してできるため、メンバー同士の連携を高められるという効果もあります。

通常のメールにない機能が使える

グループメールのシステムやサービスを提供するさまざまな会社があり、普通のメーラーにはない機能を搭載しているものもあります。
例えば、メールを一覧で管理することができるグループメールのサービスは多いです。こうした機能があれば、グループメンバーが多くても、メールがきちんと届けられているかや、返信されているかについて確認しやすいというメリットが得られます。

グループメールの注意点

メリットの多いグループメールですが、利用上の注意点もあります。

Google グループを使ったグループメールを利用している際、特に注意したいのが情報漏洩です。あらかじめ閲覧制限を設定しておかないと、登録メールアドレスやかかわっているグループの情報を、権限がなくても閲覧できるようになってしまいます。
情報漏洩を防ぐために、閲覧制限の設定を確認しておきましょう。

グループメールの使い方

Google グループのように無料でグループメールを利用できる一方で、さまざまな会社がグループメールをはじめとした有料のメール管理共有システムやサービスを提供しています。これら、無料のものと有料のものは、どのように使い分ければいいのでしょうか。

ここでは、無料で使えるGoogle グループと、一般的な有料メール管理共有システムそれぞれの使い方について見ていきましょう。

Google グループを使用する場合

Google グループは、手軽に利用できる一方で、先程解説したように、事前の設定を誤ると情報漏洩のリスクがあるという注意点もあります。このように、セキュリティ面の充実度はあまり高くはないため、活用は個人間にとどめ、ビジネスシーンでは控えたほうがいいでしょう。

メール管理・共有システムを利用する場合

有料のメール管理・共有システムならではのメリットは、メールへのアクセスや閲覧制限を細かく設定できるなど、セキュリティ面の機能が充実しているものが多いということです。グループメンバーの情報や、メールで共有された情報など、個人情報や機密情報の漏洩防止に役立ちます。
そのため、ビジネスで使うには有料のメール管理共有システムを選ぶことをおすすめします。

チームでのメール管理に役立つメールワイズ

サイボウズが提供するメール共有システム「メールワイズ」は、共通のメールアドレスに送られたメールを複数人で共有し、メール対応をチームで一元管理できるグループメーラーです。メーラーへのアクセスや閲覧・編集などを制限できるため、セキュリティ面も安心してご利用いただけます。

メール1通ごとに担当者やステータスを設定できるため、メールごとの担当者や進捗状況も一目瞭然。そのため、メールの二重対応といったトラブル防止にも役立ちます。
メールの差出人や内容から、担当者を自動的に割り当てることも可能ですから、業務効率化ツールとしても活用いただけます。

ビジネス上のグループメールはセキュリティ性を重視しよう

無料のグループメールは情報漏洩のリスクも高いため、企業でグループメールを使いたい場合は、機能性に優れており、セキュリティ面も安心なメール管理・共有システムの導入がおすすめです。
グループメールを上手に活用することで、業務効率化やメンバー間のコミュニケーション向上にも役立ち、ビジネスの幅も広げることができるでしょう。