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メール誤送信の原因とリスクとは?知っておきたい誤送信対策

2019年11月5日

ビジネスメールの誤送信に潜む情報漏洩リスクとその対策は?

機密レベルの高い情報やデータのやりとりをするときに、特に注意したいビジネスメールの誤送信。おもにヒューマンエラーによって発生してしまう誤送信ですが、どのような対策を講じることができるのでしょうか。
ここでは、メール誤送信の原因やそのリスクを解説し、防止対策としてできることや、誤送信してしまったときの対処法をご紹介します。

メールの誤送信例

メール誤送信の例としては、おもに次のようなものが挙げられます。

・宛先ミス
アドレス帳から別人のアドレスを選んでしまっていた、メルマガ送信の際「to」にすべての宛先を入れてしまい、受信者に送信先が丸見えになってしまったなど。

・添付ファイルミス
送るべきファイルやデータとは、別のものを添付していたなど。

・文面ミス
書きかけのまま送信してしまったなど。

このようなメールの誤送信は、送信相手の心証を悪くするだけでなく、社会人や企業としての信頼を失い、取引停止や情報漏洩による損害賠償請求といった事態を引き起こしてしまう可能性もあります。

メールの誤送信の原因とは?

メールを誤送信してしまう原因は、「集中力散漫や緊張感のゆるみ」と「PCスペックなどの物理的な原因」の2つに大きく分けられます。

集中力散漫や緊張感のゆるみ

日々のメール業務がルーティン化すると、流れ作業のようになってしまい、集中力がなくなったり、緊張感を持って取り組めなくなったりすることもあります。特にほかの業務で忙しいときや、疲労が溜まっているときほど、集中力も緊張感も続かなくなりがちで、メール誤送信のリスクも高くなってしまいます。
メール作成者本人のチェックだけでは、このようなミスを防ぐことは難しいでしょう。

PCスペックなどの物理的な原因

「キーボードが打ちにくい」「画面が小さい、または汚れているため見えにくい」「PCのスペックが低く、作業が遅くなる」など、仕事環境にメール誤送信の原因が潜んでいることも。
こうした、一見小さな作業環境の問題も、無意識のうちにメール作成者のストレスにつながってしまい、思わぬミスを引き起こすことがあります。

メールの誤送信のリスク

友人や家族間では大きなトラブルには発展しにくいメールの誤送信ですが、ビジネスメールとなるとさまざまなリスクが発生します。
ここでは、メールの誤送信によって引き起こされる可能性があるトラブルについて、「個人情報漏洩」と「機密情報漏洩」の2つに分けて見ていきましょう。

個人情報漏洩

宛先ミスや添付ファイルのミスといったメールの誤送信によって、社外の人の個人情報を他人に知らせてしまうことは、すべて個人情報漏洩といえます。
特に、顧客リストやイベント参加者の個人情報などをまとめていたデータを誤送信してしまうと、一度に大量の個人情報を漏洩させてしまうことになります。

機密情報漏洩

機密情報には、自社で開発中の極秘の商品情報や研究データ以外にも、一般公開されていないデータや情報なども含まれます。そのため、商品の研究開発や広報に携わる人は、特にメールの誤送信には注意し、対策をとらなければなりません。
また、自社だけでなく、他社の機密情報を漏らしてしまうメール誤送信のケースもあります。

メールの誤送信を防ぐための基本的な運用ルール

ここからは、メールの誤送信防止のためのポイントを見ていきましょう。
まずは、社内で実施したい基本的なメール運用ルールを2つご紹介します。

第三者によるチェックをする

メールを送信する前に、宛先・本文・添付ファイルを社内の第三者が確認してから送信することで、メールの誤送信防止につながります。
また、「cc」に関係者のアドレスを入れておけば、万が一誤送信した際、早期発見につながります。

宛先のオートコンプリート機能を無効にする

宛先で名前やメールアドレスを入力し始めると、候補を表示してくれるオートコンプリート機能ですが、ここで誤った宛先を選んでしまうというケースは多いようです。
オートコンプリート機能を無効にすることで、宛先ミスのリスクを減らすことができるでしょう。

このような運用ルールの制定と併せて、社内教育を徹底することも重要です。
しかし、どんなに個人が注意しても、ヒューマンエラーを完全になくすことは難しいもの。また、メール誤送信防止のためのチェック作業が大きな負担となり、ほかの業務にしわ寄せがいってしまうこともあります。
そこで役立つのが、次の項目でご紹介する誤送信対策システムの導入です。

運用ルール設定以外に実施したいメールの誤送信対策

続いて、メーラーの機能や誤送信対策システムを活用した、誤送信防止の方法を見ていきましょう。

メーラーの機能を活用する

使用するメーラーにもよりますが、ビジネスでの利用率が高いGmailやOutlookなどには、メールの送信を一時的に保留し、ミスに気付いたときに送信を取り消すことができる機能があります。
宛先や添付ファイルのミスに気付いたときに、すぐに送信を停止すれば誤送信を防ぐことができるため、こうした機能も活用してみましょう。

誤送信対策システムを導入する

大手企業による情報漏洩事件が続いたことなどを背景に、セキュリティに対する意識がより高まった結果、メールの誤送信対策を積極的に行う企業が増えました。それに伴って、さまざまな誤送信対策システムやサービスが登場しています。

誤送信対策システムで利用できる機能には、送信時の宛先確認機能、添付ファイルの自動暗号化機能、送信メールの一時保留機能、上長やリーダーによる承認機能といったものがあります。

先程もご紹介したように、運用ルールや社内教育の実施だけでは、ヒューマンエラーを完全になくすことは難しく、誤送信防止のためのチェック作業は、業務の中でも大きな負担となってしまいやすいという課題があります。
宛先確認機能や添付ファイルの自動暗号化機能などを備えた誤送信対策システムを導入すれば、こうした課題を解決することができるでしょう。
また、誤送信対策システムは、編集や閲覧権限などの設定が手軽にできるものも多くあります。

システム導入にあたってコストは発生しますが、情報漏洩による損害賠償などのリスクを考慮すれば、得られるメリットは大きいといえるでしょう。

誤送信をしてしまったときの対処法は?

日頃からメールの誤送信や情報漏洩の防止対策をしていても、その可能性を完全になくすのは難しいもの。
万が一、メールを誤送信してしまったときに、できる限り相手の心証を悪くしないための対処法も確認しておきましょう。

すぐに電話をかける

メールの誤送信が発覚したときは、まずは電話で連絡しましょう。誤送信の内容について正確に伝えた上で、きちんと謝罪します。
相手が外出中などで電話に出られない場合でも、「メールにてご連絡差し上げますので、電話があった旨をお伝えください」と伝言を頼んだり、メッセージを残したりしておきましょう。

お詫びのメールを送る

相手が電話に出た場合も出なかった場合も、改めてお詫びのメールを送りましょう。
また、同じようなミスが起きないように再発防止策を考え、メールに明記し、実施していくことが大切です。

誤送信防止にも役立つメールワイズ

ここまで、メールの誤送信について、その原因や対策をご紹介してきました。
誤送信による情報漏洩を防止するためには、運用ルールの設定と、システムによる対策の両方を実施することが効果的といえるでしょう。

サイボウズが提供するメール共有システム「メールワイズ」には、複数人でメール対応する際の誤送信防止やメール管理に役立つ、次のような機能が備わっています。

  • ・メールの処理状況を一覧画面で確認できるため、複数人のメール対応における誤送信や二重送信の防止に役立つ
  • ・1通ずつtoを使った個別メールを送信することで、一斉配信ミスによるメールアドレス漏洩を防ぐ
  • ・担当者ごとにメールの閲覧や編集などを制限する設定ができる
  • ・アクセス権を細かく設定でき、上長やリーダーがチェック&承認して送信することも可能。

誤送信対策システムには、提供する企業によってさまざまな機能を搭載しているため、自社の状況や課題に合わせて、最適なシステムやプランを選ぶことをおすすめします。