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メール整理を徹底して、マイデータベースとして活用する方法

2019年1月29日

メールはフォルダで分類して管理する

メールを読んだり、返信したりした後は、フォルダで分類しておくメール整理をすることが基本です。そうすることで、メールを探したり、話題をさかのぼったりするのが楽になり、検索する際の絞り込みも簡単です。

メールが届くと、まずは受信トレイに入ります。ここで読んだり、返信したり、内容をスケジューラーやタスク管理ツールに登録したりして、処理を完了したら、任意のフォルダに分類します。多くのメールソフトでは、ドラッグ&ドロップするだけで分類できます。
このようなメール整理をすることで、受信トレイには、未対応のメールのみが存在するようになります。帰社する際は、必ず受信トレイを空にするようにしましょう。つまり、すべてのメールがフォルダに分類された状態でオフィスを離れるのです。

これは、もれなくスピーディーにメールに対応し、ユーザーの負担を減らし、クリエイティビティを向上させるテクニックです。
シンプルなルールですが、徹底することで、1日数百通のメールをやりとりする人でも、業務を滞らせずに処理できるようになります。

処理が終わったら受信トレイを空にするので、「迷惑メール」以外のフォルダには、未読や未処理のメールがない状態になります。

フォルダは取引先別・プロジェクト別でOK!あまり細分化しないのがコツ

フォルダの分類は、業務の内容によって変わります。
筆者は、複数の企業の複数の担当者と取引きしている上、問い合わせや売り込み、相談などが多く舞い込んできます。営業や広報といった業種の人も、似たような感じではないでしょうか。

複数の企業とやりとりしている場合は、基本的に取引先企業ごとにフォルダを作成すればいいでしょう。よほど大きくない限り、相手の部門ごとに細分化したりしなくても構いません。ざっくりまとめられればいいのです。とはいえ、筆者の場合、「◯◯出版社」の下に「△△編集部」「××編集部」と並ぶことはあります。

一般企業であれば、稼働している「プロジェクト」フォルダも使いやすいかもしれません。
広報などで、多数のマスコミ関係者と連絡をとる際、それぞれが細切れのやりとりになるなら、「マスコミ」とひとまとめにしてもいいでしょう。

処理済みや未処理といったステータスや、重要度、作業に必要な所要時間、年月といった単位でフォルダを作る必要はありません。受信トレイに残っていれば未処理で、フォルダに移動したら処理済みです。
重要なメールにマークをつけておきたいなら、フラグやスター機能を使います。フォルダで分類する必要はありません。なるべくシンプルに構築するのが、三日坊主にならないコツです。

社外との取引きがなく、社内業務に従事しているなら、部門ごとにフォルダを作るといいかもしれません。そのほか、「情報収集」とか「プライベート」など、必要に応じて作成しましょう。

どんなにフォルダを用意しても、例外は発生します。ただ、そこで頭を使うのは、とてももったいないので、そんなときは何も考えずに「misc」(miscellaneous=雑多の略)フォルダに入れます。フォルダ名は「その他」でも「未分類」でもOKです。
その後、やりとりが活発化してビジネスにつながったのなら、企業名フォルダを作成して、既存のメールを移動させればいいだけです。

フォルダが増えてきたら、使わないものはまとめてOK

フォルダの数が増えすぎると、ドラッグ&ドロップでメールを移動させるのが面倒になってきます。必要な分だけを表示しておくようにしましょう。
完了したプロジェクトや、もう取引きのなくなった企業などは、そのフォルダごと「終了した仕事」や「アーカイブ」といったフォルダの下に移動させましょう。くれぐれも、不要になったから削除するといったことはしないでください。「ビジネスメールは削除しない」が基本です。

フォルダに古いメールを入れておきたくないと思う人もいるようです。
その場合は、「終了した仕事」フォルダに、その企業のフォルダを作ります。元の企業フォルダから、期間を指定して古いメールを抽出し、作ったフォルダに移動します。
とはいえ、筆者としては、どんなに古いメールでも、その企業のフォルダに入れたままでもいいと思うので、無理して分ける必要はありません。また、検索すればいいだけなので、企業フォルダの下に年月のフォルダを、わざわざ作る必要はありません。

見なくても問題なさそうなメールは自動振り分けをする

メールアプリやメールサービスには、自動振り分け機能が用意されています。これは、メールアドレスや名前、件名などの条件を設定し、指定したフォルダに自動で分類してくれる機能です。
とても便利な機能ですが、処理する前のメールがフォルダに移動してしまうのがネックです。すべてのフォルダの未読メールを、帰社する前に必ず処理する自信と能力がある人なら使えますが、その手間と見逃しの可能性のことを考えると、やはり手動移動がベストです。

しかし、重要度の低いメールマガジンやリリースなどは、自動振り分けを使っても構いません。例えば、Outlookなら、振り分けたいメールを右クリックして、「仕分けルールの作成」をクリックします。
ルールの作成画面が開いたら、差出人や件名、宛先などの条件を指定し、実行したい処理を選択します。この場合は、「メルマガ」といったフォルダに移動するようにします。

重要なメールを振り分ける際は、通知ウィンドウに表示したり、音を鳴らしたりすることもできます。しかし、繰り返しになりますが、基本的にはビジネスメールの振り分けは手動で行うようにしましょう。

Gmailはフォルダではなくタグで分類する

ビジネスシーンで、Outlookに次いで使われているのがGmailです。
Gmailには、ここまで紹介してきたフォルダは用意されていません。その代わり、タグ機能を搭載しています。メールにタグをつけて分類するのですが、複数のタグをつけることが可能です。
例えば、通常「◯◯社」というフォルダに分類されるメールを、「広報」「食品関係」といった切り口でも分類できるようになるのです。

ご多分にもれず、Gmailでも「受信トレイ」にメールが届きます。ほかのメールシステムと異なり、ユニークなのが、「受信トレイ」というタグがついているだけ、ということです。ほかのタグに移動すると、「受信トレイ」タグが外され、そのタグがつきます。もちろん、「受信トレイ」には表示されなくなります。

このような運用も可能ですが、Gmailであれば自動振り分け機能が便利です。設定画面の「受信トレイ」にある「フィルタが適用されたメール」で「フィルタを上書きしない」にした上、振り分け設定を行う際の「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」のチェックを外しておけば、タグを追加しても、「受信トレイ」には表示されたままになるからです。

そのため、読んだり返信したり、予定に追加したりしたら、「アーカイブ」ボタンをクリックするだけで、「受信トレイ」のタグが削除され、指定したタグに分類されるのです。自動でタグをつけるフィルタの設定をしていない相手の場合は、従来どおり、手動でほかのタグに移動させましょう。

蓄積したメールはフォルダに分類して、マイデータベースとして活用する

処理したメールの管理は、フォルダに分類整理するのが基本です。最低限の手間をかけて分けておけば、後で話題をさかのぼったり、目当ての情報を探し当てたりすることも簡単です。
蓄積されたメールは情報の宝庫です。マイデータベースとして、ビジネスに活用し倒しましょう。

執筆:柳谷智宣(やなぎやとものり)

IT・ビジネスライター。
飲食店「原価BAR」やウイスキー販売会社などを経営するほか、NPO法人DLISの代表も務める。20年前から、日々膨大な量のメールを送受信しており、とにかく手間をかけずに処理できるように一人働き方改革を推進している。著書に「クラウドの達人はなぜChromeを使うのか」(インプレス)、「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」(日経BP社)、「Twitter Perfect GuideBook」(ソーテック社)などがある。