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仕事効率化を図るための3カ条

2017年3月27日

目先のことだけを考えた効率化はNG

仕事の効率化は大多数のビジネスマンにとって重要課題のひとつ。しかし、目先の数字を追い求めることだけを考えた効率化は、自分の成長を妨げる障害になりかねません。また作業時間を短縮するだけでは、手抜きと受け取られることがあり、周りの評価にも結びつきにくいでしょう。最も理想的なのは、新しい付加価値を提案、提供するための効率化です。そこで今回は、仕事のスキルと付加価値の想像力を育みながら、効率化を図るための3カ条をご紹介します。

1カ条目。“作業”と“仕事”の違いを明確にすること

効率化を図る前に、まずは“作業”と“仕事”を切り離して考えましょう。“作業”とは与えられた指示に従って動くこと。上司や顧客に言われるがまま働くことも“作業”のひとつです。新しい付加価値を生み出すことには繋がりませんが、大胆に効率化を図ることができます。例えば、事前に雛形を用意して同じ“作業”を繰り返せば、精度やスピードは向上していくもの。管理体制さえ整えれば誰が行っても大きな差は生まれにくいので、外部に任せてしまうのもひとつの手段です。ある意味プログラムに沿って動くだけですから、この先“作業”は今以上に機械任せになるでしょう。一方、“仕事”とは自らの頭で考えながら働くこと。「どうすればより良いサービスが提供できるか」「問題を解決するためには何が必要か」などと考えを巡らせて行動に移せば、それは“仕事”です。試行錯誤を繰り返すことは効率化とは反しますが、それを無駄なこととして切り捨てると、後で後悔することになるでしょう。

2カ条目。潜在的ニーズに応える“仕事”をすること

最初は“仕事”として取り組んでいた内容が、日々繰り返すことでルーチン化し、気付けば“作業”に変わっているケースもあるでしょう。頭の中で凝り固まった流れに沿って働くだけでは自分の成長にもつながりません。さらに“仕事”が“作業”に変わり付加価値を生み出せなくなったことは、段々と周囲にも伝わるはずです。

また、上司や顧客が求めていない要素にこだわって時間を費やすことも“仕事”とは言えません。いかに上司や顧客と価値観を共有できているか、同じ目線で「不満や不安」を理解できているのかが重要です。表面的な要求に応えるだけでは“作業”であり、相手の「不満や不安」から潜在的なニーズを探り出せてこそ“仕事”です。それが「より早く、より数字を」という要求であれば“作業”の効率化を図るのも“仕事”のひとつ。知恵、工夫、技術を駆使して、上司や顧客の潜在的ニーズを満たすことが“仕事”で最優先するべきことなのです。

3カ条目。“仕事”のために“作業”を効率化すること

上司や顧客からのニーズがなくとも“作業”の効率化は大切な“仕事”のひとつ。なぜなら空いた時間を“仕事”に費やすことができるためです。そこで重要なのは、これまで行っていた“仕事”を増やすのではなく、未経験の“仕事”への挑戦。新しいスキルが身につくうえに、知識や経験の幅が広がることで、これまでにないアイデアを生み出しやすくなるでしょう。つまり上司や顧客の潜在的ニーズを満たす、新しい付加価値の提案、提供に繋がるのです。

ひとつの“仕事”に縛られず全体を俯瞰して見る視野を手に入れれば、さらに“作業”の効率をアップさせるアイデアも閃くでしょう。複数の作業指示を的確に出す、優れた管理能力を身につけることにも繋がるはずです。つまり“作業”を効率化して楽をするのではなく、空いた時間を未来に投資をすることで“仕事”の効率化を図るということ。遠回りな道のりのようにも感じますが、今も昔も結局は「急がば回れ」の精神が大切なのです。

失敗しないための3つの視点

「鳥の目」「魚の目」「虫の目」これらはビジネスの成功に欠かせない3つの目と言われています。「鳥の目」は全体を俯瞰して捉えること、「魚の目」は目には見えない潮目、時代の流れを読むこと。そして「虫の目」は物事を細分化して様々な角度から観察することです。効率化においても客観的な「鳥の目」で仕事と作業を分け、「魚の目」で上司や顧客の潜在的ニーズを探り、「虫の目」で見た未来へ投資してください。やがては自分だけでなく、所属する部署、そして企業全体の成長にも結びつくはずです。

監修者:武田哲男

株式会社武田マネジメントシステムス代表取締役。顧客満足の向上、サービスの品質管理、営業組織づくり、顧客情報管理システム構築、クレーム・危機管理などのコンサルティングに定評あり。著書はPHP『なぜ、あの企業の「顧客満足」はすごいのか?~あなたがサービス製品をえらぶ本当の理由』をはじめ、これまでに100冊以上。