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商談につながる営業メールの書き方とは?【メール文例付き】

2019年11月13日

「読まれる」営業メールの書き方を知る

電話や訪問よりもコストのかからないメールは、重要な営業ツールのひとつといえます。商談につながる営業メールを書くためには、どのようなポイントに注意すべきなのでしょうか。
ここでは、営業メールの書き方のポイントを、例文とともにご紹介します。

営業メールのメリット・デメリット

まずは、営業メールのメリットとデメリットについて見ていきましょう。
営業メールのメリットは、次のようなことが挙げられます。

<営業メールのメリット>

  • ・こちらの都合の良いタイミングで送れて、相手も都合の良いタイミングで開封してもらえる
  • ・テキストとして残るため、口頭で説明する電話営業よりも相手が理解しやすい
  • ・テンプレートを利用すれば、メール文面を都度作成する労力が軽減でき、効率が良い

一方で、営業メールの送り方によっては、次のようなデメリットが生じてしまうことがあります。

<営業メールのデメリット>

  • ・開封してもらえない可能性がある
  • ・メールに誤字や脱字があると、それだけで信用力の低下につながりやすい
  • ・顔が見えないやりとりとなるため、コミュニケーションがとりづらい

このようなデメリットをカバーするためにも、営業メールは通常のビジネスメール以上に注意して作成することが大切です。

アポにつなげる営業メールを書くためのポイント

ここからは、相手に読んでもらいやすくなり、商談につながる可能性も高くなる営業メールを作成するコツをご紹介します。

メールの概要がわかるような件名をつける

メールを受け取った人が初めに目にするメールの件名。ですので、件名のつけ方はとても重要です。
毎日たくさんのメールを処理している中で、こちらが送った営業メールを開封してもらうためには、相手の印象に残るような件名にすることが大切になってきます。

件名は、開封しなければメールの概要がわからないものだと、開封されずに見落とされてしまう場合が多くなります。特に伝えたい内容があれば、件名にも記載するようにします。また、送り元の会社名も件名に入れておきましょう。

<メールタイトルのNG例>

アポイントのお願い
ご提案の件

<きちんと読んでもらいやすいメールタイトル例>

新規サービス■■のご紹介に関する面談のお願い(◯◯株式会社)
□□に関するご提案(株式会社△△)

構成の考え方

メールの大まかな構成は、テンプレートとして決めておくことをおすすめします。
伝えたい内容やメールの目的によって多少変わってきますが、一般的な構成は次のようになります。

<営業メールの一般的な構成例>

  • ・宛名
  • ・挨拶と自己紹介
  • ・メールの主旨(目的や理由)
  • ・本文
  • ・結びの挨拶
  • ・署名

文章はシンプルでわかりやすく

メールの文章は、一文が短く簡潔なものとなるよう心掛けます。
サービスや商品についてアピールしたいという気持ちが強すぎると、テキスト量が大きくなってしまい、読みにくいメールとなってしまいます。情報は、伝えたいポイントだけをわかりやすくまとめて記載しましょう。
また、相手に「メールを読んで、具体的にどのようなアクションをしてほしいのか」ということも、明確に伝わるようにすることが望ましいです。

言葉遣いはより丁寧に

営業メールは、直接お客様と顔を合わせるきっかけにもなるため、言葉遣いは普段よりも丁寧なものとなるよう注意します。メールの文章を書き終えたら、不自然な表現や失礼な物言いがないか、必ず再度確認しましょう。
不安がある場合は、メールを送る前に上司やリーダーなどに確認してもらうのもいいでしょう。

相手にとってのメリットを提示する

商談は、相手の時間をもらうということでもあります。「直接会うことで、どのようなメリットが得られるのか」がわかるようにしましょう。
商品やサービスを売り込みたいという気持ちがメール全体に強く出てしまうと、どうしても一方的な商品説明になってしまい、相手もメールを返信する気がなくなってしまいます。
大切なのは、相手にとってメリットとなる情報を営業メールにしっかり書くことです。相手が興味を持ってくれたり、ビジネスチャンスにつながると思ってもらえたりするようなメリットを伝えましょう。

アポイントの日程は複数の候補を提示

自分からアポイントの候補日を提示する場合は、候補日は1つだけではなく、複数挙げておくようにしましょう。
また、「◯月△日(月)」のように、曜日もきちんと入れておくことも大切です。

シチュエーション別の営業メール文例

最後に、「すでに取引のある人に向けた営業メール」と「まだ取引がない相手に向けた営業メール」の、2つのパターンの文例をご紹介します。

<取引のある人に向けた営業メール文例>

件名:
メール管理に関するご提案の件(株式会社△△)

本文:
株式会社◯◯
●●様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
先日の■■の件では、お電話のお時間をいただき、誠にありがとうございました。

この度は、先日お伺いした貴社の「チーム内におけるメール管理の課題」について、
弊社が運営する□□というサービスの導入によって解決のお手伝いができるかと思い、
ご連絡を差し上げました。

もしよろしければ、直接お伺いしてご説明させていただきたいのですが、
下記日時のご都合はいかがでしょうか?
当日は、サービス内容の詳細や導入事例、
活用イメージなどを具体的にお話しできればと考えております。

----------------
・◯月×日(□) △時
・◯月×日(□) △時
・◯月×日(□) △時
----------------

時間は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、
お手数ですが、ご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いです。

ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

メールを送る相手が、すでに取引の実績がある場合、お互いについてある程度知っているということもあり、比較的スムーズにアポをとることができるでしょう。
失礼な言い回しをしていないか、誤字脱字はないかといったことを確認した上で、メールを送りましょう。

<取引していない人に向けた営業メール文例>

件名:
メールシステムに関するご提案(株式会社△△)

本文:
株式会社◯◯
ご担当者様

突然のご連絡にて、失礼いたします。
株式会社△△で□□という商品を担当しております、▲▲と申します。
この度、貴社のウェブサイトを拝見し、
貴社の●●事業において弊社の商品がお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

弊社が提供するメールシステムは、
IT業界のお客様を中心に、これまでに×件ご導入いただいており、
課題解決に役立てていただいた実績がございます。

もし、ご興味をお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたく、
ご連絡を差し上げた次第です。

下記日時のご都合はいかがでしょうか?
当日は、サービス内容の詳細や導入事例、
貴社におけるご活用イメージなどを具体的にお話しできればと考えております。

----------------
・◯月×日(□) △時
・◯月×日(□) △時
・◯月×日(□) △時
----------------

ご説明は1時間程度を予定しております。

突然の不躾なご連絡で大変申し訳ありませんが、
ご検討いただけますと幸いです。

過去に取引をしたことがなく、初めて営業メールを送る相手の場合は、ある程度信頼してもらい、返信してもらえるようにすることが大切です。
不審に思われないためにも、「自分がどこの会社の何者なのか」「メールを送った目的」を冒頭で伝えましょう。

複数人でのメール対応におすすめのメールワイズ

サイボウズが提供するメール共有システムの「メールワイズ」は、社内やチーム内でのメール問い合わせへの対応や、顧客情報の有効活用も可能です。
さらに、メールワイズなら、ほかのメンバーが送ったメールも確認できるため、優秀な営業担当者の営業メールの文面を参考にすることもできるでしょう。
また、「テンプレート」機能でよく使う文面を登録しておくことで、クオリティの高い文面を簡単に作ることができます。メール対応の品質を標準化したい、メール業務の効率をアップさせたいという方にもおすすめです。

固有名詞などを「予約語」として登録しておけば、テンプレートを自動で差し込むことが可能。探す手間がかからないのでメール業務の効率アップにつながります。